System HR bez serwerowni – jak uporządkować kadry i płace w chmurze?

Urlopy w arkuszu, grafiki w drugim arkuszu, wnioski w mailach, a listę płac liczy biuro zewnętrzne, do którego dane trzeba wysłać do dziesiątego. Działa – do momentu, w którym przestaje. Zwykle dzieje się to nie z powodu jednej awarii, tylko po prostu dlatego, że pracowników przybyło i każda pomyłka kosztuje coraz więcej.

W tym miejscu wiele firm zatrzymuje się na słowie „wdrożenie”, które wielu kojarzy się z projektem na kwartały, serwerownią i działem IT, którego nie ma. Tymczasem system HR nie musi dziś oznaczać żadnej z tych rzeczy – w modelu chmurowym uruchomienie zaczyna się od danych, a nie od zakupu sprzętu. Poniżej znajdziesz opis tego, co takie rozwiązanie przejmuje z codziennej pracy działu kadr i jak wygląda przejście na nie z dotychczasowych narzędzi.

Kiedy arkusz przestaje wystarczać?

Nie ma progu zatrudnienia, po przekroczeniu którego firma automatycznie potrzebuje systemu. Znaczenie ma nie liczba osób, lecz liczba spraw i to, ile z nich przechodzi przez jedną parę rąk.

Kilka sygnałów jest jednak dość jednoznacznych. Dane pracowników leżą w kilku miejscach naraz i nikt nie wie, która wersja jest aktualna. Salda urlopowe liczy się ręcznie, a rozbieżności wychodzą dopiero przy rozliczeniu. Grafik zmianowy trzeba za każdym razem sprawdzać pod kątem przepisów o odpoczynku. Jeśli dział kadr spędza więcej czasu na przepisywaniu danych niż na ich analizowaniu, problemem nie jest już obciążenie pracą, tylko sposób organizacji procesu.

Chmura zmienia to, co kiedyś było projektem IT

Klasyczne wdrożenie systemu kadrowo-płacowego oznaczało zakup licencji, przygotowanie infrastruktury, instalację na własnych serwerach i utrzymanie tego wszystkiego przez kolejne lata. Model chmurowy – SaaS – zdejmuje z firmy całą tę warstwę. Aplikacja działa po stronie dostawcy, a użytkownik łączy się z nią przez przeglądarkę.

Konsekwencje są bardzo praktyczne. Nie ma kosztownej instalacji ani inwestycji w sprzęt, więc próg wejścia jest niski. Uruchomienie zajmuje znacznie mniej czasu niż w modelu lokalnym. Aktualizacje – także te wymuszone zmianami w polskim prawie pracy i przepisach podatkowych – dostawca wprowadza po swojej stronie. W praktyce oznacza to, że zgodność z przepisami przestaje być zadaniem firmy, a staje się elementem usługi. Tak działa Teta AIR, chmurowy system HR rozwijany przez Unit4 Polska.

Co system HR przejmuje z codziennej pracy kadr

Wartość takiego rozwiązania widać nie w spektakularnych funkcjach, tylko w drobiazgach powtarzanych co miesiąc. W Teta AIR obsługiwane są między innymi:

• wnioski urlopowe składane z urządzeń mobilnych, z automatycznym sprawdzeniem zgodności z przysługującym wymiarem i informacją o pozostałych dniach,
• planowanie grafików online wraz z kontrolą zgodności harmonogramu z regułami prawa pracy,
• zarządzanie nadgodzinami – od zlecenia, przez stan rozliczenia, po wskazanie terminu odbioru,
• miesięczna ewidencja czasu pracy przygotowana pod obowiązki menedżera rozliczającego swój zespół,
• udostępnianie pracownikom pasków płacowych i dokumentów PIT,
• wnioski o zmianę danych adresowych czy numeru rachunku bankowego.

Osobno żadna z tych rzeczy nie robi wrażenia. Razem stanowią większość tego, czym dział kadr zajmuje się przez cały miesiąc.

Samoobsługa: pracownik i menedżer bez kolejki do kadrowej

Portal pracowniczy Teta AIR jest dostępny z każdego urządzenia z przeglądarką – smartfona, tabletu i komputera. Pracownik sprawdza w nim swoje dane personalne i samodzielnie je aktualizuje, składa wnioski i sięga po dokumentację, zamiast pisać maila z pytaniem i czekać na odpowiedź.

Menedżer korzysta z tego samego środowiska, tylko w innym zakresie: tworzy harmonogramy, monitoruje frekwencję i obsługuje zmiany w zatrudnieniu swojego zespołu. Część decyzji kadrowych przenosi się w ten sposób bliżej miejsca, w którym faktycznie zapadają – a dział HR przestaje być pośrednikiem w sprawach, które nie wymagają jego wiedzy.

Jak wygląda przejście ze starego systemu?

To pytanie zatrzymuje więcej firm niż cena. Migracja danych kadrowych brzmi ryzykownie, bo dotyczy informacji, których nie wolno zgubić ani pomylić. W Teta AIR proces sprowadza się do czterech kroków: firma otrzymuje wraz z umową opis wymaganego formatu, eksportuje dane z dotychczasowego systemu, przekazuje je do Unit4, a dostawca importuje je jednorazowo do bazy. Po tej operacji można naliczać kolejną listę płac.

Warto też sprawdzić, co system załatwia na zewnątrz. Teta AIR ma gotową wymianę danych z ePUAP, Płatnikiem ZUS, Ministerstwem Finansów w zakresie PIT oraz z instytucjami finansowymi obsługującymi PPK, a bezpieczeństwo przetwarzania danych potwierdzają certyfikaty ISO. W obszarze kadrowo-płacowym to nie jest dodatek – to warunek, żeby system w ogóle nadawał się do pracy.

Teta AIR – system HR dla firm, które nie budują własnego IT

Teta AIR powstał z myślą przede wszystkim o małych i średnich firmach. To segment, w którym rozbudowane rozwiązania klasy enterprise bywają przewymiarowane wobec faktycznych potrzeb, a jednocześnie nie ma zaplecza technicznego do utrzymywania własnej infrastruktury. Chmura rozwiązuje oba te problemy naraz: zakres odpowiada skali organizacji, a utrzymanie zostaje po stronie dostawcy.

Za produktem stoi Unit4 Polska, wrocławska spółka należąca do międzynarodowej grupy Unit4, obecna na rynku od 1987 roku. Dobrze dobrany system HR nie powinien być dla firmy kolejnym obowiązkiem – jego zadaniem jest ubywanie pracy, nie przybywanie.

Jeśli rozpoznajesz u siebie któryś z opisanych wyżej sygnałów, zacznij od policzenia, ile godzin miesięcznie pochłania obsługa urlopów, grafików i wniosków. Potem umów bezpłatną prezentację online i sprawdź, które z tych godzin Teta AIR jest w stanie przejąć.